當(dāng)下電子發(fā)票開(kāi)具量激增，在新辦納稅人實(shí)行專票電子化的背景下，作為電子發(fā)票的收票方應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)電子發(fā)票原件存儲(chǔ)歸檔，并且符合財(cái)政部6號(hào)文的要求。

一、為什么要存檔？

財(cái)會(huì)[2020]6號(hào) 《財(cái)政部 國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》明確規(guī)定：

單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》（國(guó)家稅務(wù)總局公告2020年第22號(hào)）規(guī)定：納稅人以電子發(fā)票（含電子專票和電子普票）報(bào)銷入賬歸檔的，按照《財(cái)政部?國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）的規(guī)定執(zhí)行。

二、存檔到底需要存什么？

保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

通俗來(lái)說(shuō)就是從銷售方開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具出來(lái)的電子發(fā)票的源文件，目前電子發(fā)票原件只有兩種文件格式：pdf格式和ofd格式。

特別提醒：下面這些”發(fā)票原件“都不是電子發(fā)票原件！

1、將ofd轉(zhuǎn)成pdf文件存儲(chǔ)的pdf文件；

2、將電子發(fā)票原件截屏保存成圖片的文件；

3、直接通過(guò)拍攝電腦屏幕生成的照片文件；

4、拍攝打印出來(lái)的電子發(fā)票紙質(zhì)文件的照片文件；

5、將上述照片文件保存成pdf、ofd等文檔格式存儲(chǔ)的文件。

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三、目前存檔的方式有哪幾類？

已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位：

這種企業(yè)多數(shù)都已經(jīng)采用了無(wú)紙化報(bào)銷流程，可以通過(guò)企業(yè)的無(wú)紙化報(bào)銷系統(tǒng)，并按《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位可以通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行歸集和存檔。

未建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位：

這類企業(yè)在處理電子發(fā)票報(bào)銷的時(shí)候，大多都是采用打印報(bào)銷的方式進(jìn)行報(bào)銷，按照規(guī)定這類單位需要企業(yè)參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）對(duì)電子發(fā)票原件進(jìn)行存檔管理，這類企業(yè)往往就需要財(cái)務(wù)部門自己想辦法解決。對(duì)于電子發(fā)票打印報(bào)銷，除了要解決電子發(fā)票存檔的問(wèn)題，還需要解決重復(fù)打印報(bào)銷以及發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證的問(wèn)題，而最常見(jiàn)的方式就是Excel臺(tái)賬加財(cái)務(wù)自己建立文件夾存儲(chǔ)電子發(fā)票原件的方式。

四、常用的存檔方式的問(wèn)題

常用的采用自己建立文件夾存儲(chǔ)方式主要存在幾個(gè)問(wèn)題：

1、人工不能判定是否為原文件，經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換或篡改的文件通過(guò)人工是無(wú)法識(shí)別真?zhèn)蔚摹?/p>

2、原件的收集麻煩，原件分散在報(bào)銷人員手上，在報(bào)銷時(shí)需要傳給會(huì)計(jì)，郵箱，或者微信等發(fā)給會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)再下載并逐一打開(kāi)確認(rèn)是否合規(guī)，然后規(guī)范命名并下載到指定目錄。

3、查驗(yàn)麻煩：需要找某張發(fā)票時(shí)，只能先通過(guò)報(bào)銷臺(tái)賬（手工登記的Excel臺(tái)賬）查找他的報(bào)銷記錄，然后再一級(jí)一級(jí)的打開(kāi)對(duì)應(yīng)的電子發(fā)票存檔目錄進(jìn)行搜索查找。

4、重復(fù)提交的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)票多了，人工審核是難免會(huì)出現(xiàn)重復(fù)保存的可能的。

5、不安全：電子設(shè)備隨時(shí)可能壞掉，復(fù)雜的辦公室局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境隨時(shí)都可能導(dǎo)致辛苦存儲(chǔ)的電子檔案灰飛煙滅。

面對(duì)堆疊如山的電子發(fā)票打印報(bào)銷件，如此的存檔再加上電子發(fā)票的查重和真?zhèn)尾轵?yàn)，大概財(cái)務(wù)人員都會(huì)崩潰吧。

當(dāng)然，你可以這樣做：

使用使用米印盒子電子發(fā)票管理平臺(tái)的電子臺(tái)賬小程序，可以把以上煩惱全都解決。

針對(duì)于國(guó)家要求的原件歸檔，，點(diǎn)擊發(fā)票記錄后面的附件，可以直接打開(kāi)對(duì)應(yīng)電子原件，操作簡(jiǎn)單，界面簡(jiǎn)潔明了，再也不用擔(dān)心臺(tái)賬混亂查找麻煩的問(wèn)題了！

導(dǎo)出到本地的臺(tái)賬丟失了？沒(méi)關(guān)系！系統(tǒng)自動(dòng)生成的臺(tái)是分布存儲(chǔ)在云端數(shù)據(jù)庫(kù)中的，安全性完全可以放心，支持多次導(dǎo)出，下載到本地臺(tái)賬如果丟失了，還可以再次從數(shù)據(jù)庫(kù)里面下載！

一步操作，同時(shí)可以解決查重、驗(yàn)真、歸檔三大難題！

注意：電子專用發(fā)票的原文件版式為：OFD文件格式

下面為財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局有關(guān)司局就增值稅電子專用發(fā)票（以下簡(jiǎn)稱“電子專票”）全流程電子化管理操作等有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行解答